Opmerkingen naar de scriba: Reinier ten Have, scriba@grotekerkepe.nl of naar de voorzitter: Alie Talsma: voorzitter @grotekerkepe.nl 

CONCEPT Plaatselijke Regeling Hervormde gemeenten Epe vastgesteld op  [datum ] 2026

Voor alle onderwerpen in deze regeling is het document ‘Kerkorde en Ordinanties van de Protestantse Kerk in Nederland’ (versie 2025) van toepassing. Indien hiervan afgeweken wordt, zal dit in deze Plaatselijke Regeling worden benoemd en zijn de bepalingen in deze Plaatselijke Regeling leidend.

Artikel 1 Algemeen

• De Hervormde gemeente te Epe wordt gevormd door de volgende drie zelfstandige wijkgemeenten:
• Hervormde Wijkgemeenten I en II van de Grote Kerk (die als één wijkgemeente fungeren, verder te noemen ‘Grote Kerkgemeente’)
• Hervormde wijkgemeente van bijzondere aard Goede Herderkerk (verder te noemen ‘Goede Herderkerkgemeente’)
• Hervormde wijkgemeente van bijzondere aard Sionskerk (verder te noemen ‘Sionskerkgemeente’)
  • De Grote Kerkgemeente, Goede Herderkerkgemeente, en de Sionskerkgemeente hebben alle een eigen Kerkenraad en een eigen College van Kerkrentmeesters. Het zijn zelfstandige wijkgemeenten.
  • De Grote Kerkgemeente, Goede Herderkerkgemeente en de Sionskerkgemeente hebben een gezamenlijk College van Diakenen.

Artikel 2 Samenstelling Algemene Kerkenraad

Navolgende bepaling uit de ordinanties is van toepassing:

ordinantie 4.6 samenstelling algemene kerkenraad

2.1 Algemene Kerkenraad    

De Algemene Kerkenraad bestaat uit de volgende ambtsdragers:

Ambt	aantal	opmerking
Predikant	3	elke gemeente 1
Ouderlingen	3	elke gemeente 1
ouderling-kerkrentmeester	3	elke gemeente 1
Diaken	3	elke gemeente 1
Totaal	12

2.2 Moderamen

Het moderamen van de Algemene Kerkenraad bestaat uit de volgende ambtsdragers uit minimaal twee verschillende wijkgemeenten:

Ambt	aantal
preses (predikant)	1
Scriba	1
assessor (toegevoegd lid)	1
Totaal	3

Artikel 3 Doel Algemene Kerkenraad

Het doel van de Algemene Kerkenraad is dat gemeenten in onderlinge verbondenheid, steun en samenwerking elkaar opzoeken en gezamenlijk vermogen, met name diaconaal vermogen, daarvoor werkzaam maken voor gemeente en samenleving. Samen toekomstgericht lokaal kerk-zijn vorm geven en de beweging van landelijk naar lokaal kerk-zijn betekenis geven. Vraag en aanbod bij elkaar brengen voor de roeping van de kerk.

3.1 Taken en bevoegdheden

In overleg met de wijkkerkenraden zijn de volgende taken en bevoegdheden vastgesteld:

3.1.1:    Het bevorderen van geloofsgesprekken tussen de verschillende PKN gemeenten.

3.1.2:    Het bevorderen van gezamenlijke activiteiten door de verschillende PKN gemeenten.

3.1.3:    Het, indien wenselijk, naar buiten treden als één PKN gemeente in contacten met andere geloofsgemeenschappen en met overheden.

3.1.4:    Het bevorderen van de samenwerking tussen de verschillende PKN gemeenten onderling.

3.1.5:    Vaststellen van de jaarrekening, de begroting en het collecterooster van het College van Diakenen.

3.1.6:    In geval van een predikantsvacature worden de andere wijkgemeenten gevraagd om mee te denken en in geval van een voorgenomen beroep worden de andere wijkgemeenten geïnformeerd.

3.2 Vergadercyclus

De Algemene Kerkenraad vergadert minimaal 2 maal per jaar.

3.3 Bijeenroepen van de vergadering

De vergadering van de Algemene Kerkenraad wordt tenminste één week voor de vergadering bijeengeroepen door het moderamen, onder vermelding van de agenda.

3.4 Verslaglegging

Van de vergaderingen wordt een schriftelijk verslag gemaakt, dat in de eerstvolgende vergadering door de Algemene Kerkenraad wordt vastgesteld.

3.5 Openbaarmaking besluiten

Niet vertrouwelijke besluiten, genomen in de vergadering van de Algemene Kerkenraad, worden hetzij schriftelijk in het kerkblad, hetzij door een mondelinge mededeling binnen een redelijke termijn aan de gemeente bekend gemaakt.

3.6 Verkiezing moderamen

De vaststelling van het moderamen geschiedt in de eerste vergadering van het jaar met een zittingstermijn van bij voorkeur 3 jaar.

3.7 Plaatsvervangers moderamen

In de vergadering genoemd in artikel 3.6 worden de plaatsvervangers van de preses en de scriba aangewezen.

3.8 Toelating toehoorders tot de vergaderingen

De vergaderingen van de Algemene Kerkenraad zijn niet openbaar. De Algemene Kerkenraad kan echter besluiten dat gemeenteleden en andere belanghebbenden als toehoorder tot een bepaalde vergadering of tot een deel daarvan toegelaten kunnen worden.

3.9 Archiefbeheer

Het lopend archief van de Algemene Kerkenraad berust bij de scriba van de Algemene Kerkenraad. De (ondertekende) notulen van de vergadering worden bewaard in het archief conform richtlijnen.

3.10 Bijstand door commissies

De Algemene Kerkenraad kan zich in zijn arbeid laten bijstaan door commissies.

Nadere bepalingen omtrent de samenstelling, benoeming van en opdracht aan de commissies, de contacten tussen wijkkerkenraad en de commissies, de werkwijze van de commissies, de verantwoording aan de Algemene Kerkenraad e.d. kunnen per commissie vastgelegd worden in een instructie.

Artikel 4 Besluitvorming

Navolgende bepaling uit de ordinanties is van toepassing:

• ordinantie 4-5 besluitvorming

4.1 Gemeenschappelijk overleg

In de Algemene Kerkenraad worden besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg en zo mogelijk met eenparigheid van stemmen genomen. Blijkt eenparigheid niet haalbaar, dan wordt besloten met meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij blanco stemmen niet meetellen.

4.2 Stemming over zaken

Stemming over zaken geschiedt mondeling, tenzij om schriftelijke stemming wordt gevraagd. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan is het voorstel verworpen.

4.3 Stemming over personen

4.3.1: Stemming over personen geschiedt – indien nodig – schriftelijk.

4.3.2: Wanneer er niet meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, kan mondeling worden gestemd als niemand van de aanwezige leden hiertegen bezwaar maakt.

4.3.3: Indien één kandidaat wordt voorgesteld en de stemmen staken, vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan is de kandidaat niet verkozen.

4.3.4: Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, zijn diegenen verkozen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht, tot het aantal vacatures dat vervuld moet worden.

4.3.5: Indien voor een vacature geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald, vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden.

4.3.6: Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan beslist het lot.

4.4 Quorum

4.4.1: Besluiten kunnen slechts worden genomen indien ten minste de helft van het aantal leden ter vergadering aanwezig is.

4.4.2: Wanneer in een vergadering het quorum niet gehaald wordt, kan een besluit worden genomen op een volgende vergadering die ten minste twee weken later wordt gehouden, mits dan ten minste drie leden aanwezig zijn en waarbij tenminste één persoon uit iedere wijkgemeente aanwezig is.

Artikel 5 Vermogensrechtelijke aangelegenheden

In afwijking van het bepaalde in ordinantie 11 hebben de Grote Kerkgemeente, Goede Herderkerkgemeente, en de Sionskerkgemeente allen een zelfstandig College van Kerkrentmeesters.

De Grote Kerkgemeente, Goede Herderkerkgemeente, en de Sionskerkgemeente hebben een gezamenlijk College van Diakenen.

5.1 Omvang College van Diakenen

Het College van Diakenen bestaat uit 5 leden, zijnde:

• 2 Diakenen van de Grote Kerkgemeente;
• 2 Diakenen van de Goede Herderkerkgemeente;
• 1 diaken van de Sionskerkgemeente.

5.2 Verkiezing voorzitter, secretaris en penningmeester

5.2.1      In afwijking van het bepaalde in ordinantie 11-3-2 ‘benoeming door Algemene Kerkenraad’ worden de voorzitter, secretaris en penningmeester gekozen door het College van Diakenen.

5.2.2      De voorzitter wordt benoemd uit de geleding van de Grote Kerkgemeente. De secretaris wordt benoemd uit een andere wijkgemeente dan de Grote Kerkgemeente.

5.2.3      De penningmeester wordt benoemd uit een diaken uit één van de drie wijkgemeenten, afhankelijk van de kandidaat en van diens geschiktheid vanuit zijn/haar (professionele) achtergrond. Bij voorkeur geldt de gekozen samenstelling voor minimaal 3 jaar.

5.2.4      Het College van Diakenen wijst uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter en secretaris aan.

5.3 Besluitvorming binnen het College van Diakenen

5.3.1   De navolgende besluiten dienen te worden genomen met unanieme instemming:

1. Besluitvorming over investeringen of desinvesteringen van delen, of in zijn geheel van boerderij de Kolk en van daartoe behorende arealen landbouwgrond
2. Besluitvorming over investeringen of desinvesteringen in andere onroerende zaken
3. Besluitvorming over investeringen of desinvesteringen in financiële waarden met een belang groter dan € 100.000
   • Overige besluiten worden genomen met algemene meerderheid van stemmen

5.3.3     Indien het College van Diakenen minder leden zou hebben dan de organieke bezetting van 5 leden en stemmen eventueel zouden staken, geldt dat de voorzitter een doorslaggevende stem kan uitbrengen.

5.3.4      Valt een grote (des)investering buiten de begroting, dan koppelt het College van Diakenen dit terug aan de Algemene Kerkenraad. De Algemene Kerkenraad moet dit vervolgens goedkeuren (voorafgaande instemming van de kerkenraad conform ordinantie 11-1.5)

5.4 De administratie

Navolgende bepaling uit de ordinanties is van toepassing:

• ordinantie 11-2-5 scheiding van taken

5.4.1  Het College van Diakenen wijst uit zijn midden een penningmeester aan, die belast wordt met de financiële aangelegenheden van het College, conform wat daarover is bepaald onder artikel 5.2.3.

5.4.2  De administrerend diaken

Met het oog op de verplichte functiescheiding tussen penningmeester en administrateur, wijst het College van Diakenen uit zijn midden een administrerend diaken dan wel een diaconaal medewerker aan. Deze diaken/diaconaal medewerker  is verantwoordelijk voor de administratieve werkzaamheden, zoals het bijhouden van de financiële administratie, het verwerken van inkomsten en uitgaven, en het voorbereiden van het opstellen van financiële rapportages. De administrerend diaken werkt nauw samen met de penningmeester, maar de rollen en taken zijn strikt gescheiden om transparantie en controle te waarborgen.

5.5 Toevertrouwde taken aan het College van Diakenen

Overeenkomstig ordinantie 11-3-5 hebben de wijkraden van Diakenen o.a. de volgende taken aan het College van Diakenen toevertrouwd:

5.5.1: het opstellen van een jaarlijkse begroting en jaarrekening;

5.5.2: het opstellen van een gezamenlijk collecterooster.

5.5.3: het beheer van het vermogen conform het daartoe gestelde in het Beleggingsstatuut zoals is vastgesteld in het College en goedgekeurd door de Algemene Kerkenraad

5.5.4: het afhandelen van de roostercollecten en de zorg voor de afdrachten daarvan

5.5.5: het behandelen van hulpaanvragen, voor zover die niet op het niveau van de wijkraden worden afgehandeld en financiële ondersteuning van door het College aangewezen doelen

De afspraken over de uitvoering van de taken, het overleg daarover en de verantwoording aan de Algemene Kerkenraad zijn vastgelegd in het ‘Beleidsplan College van Diakenen’.

 

5.6 Bevoegdheden van de penningmeester

5.6.1: De penningmeester is bevoegd betalingen te doen namens het College van Diakenen, met inachtneming van het door de Algemene Kerkenraad vastgestelde beleidsplan en de begroting, tot een maximaal bedrag van € 2.500,00 per betaling.

5.6.2: Voor betalingen boven dit bedrag zijn voorzitter en penningmeester of secretaris en penningmeester gezamenlijk bevoegd.

5.6.3: Bij afwezigheid of ontstentenis van de penningmeester treedt de voorzitter of de secretaris op als diens plaatsvervanger.

5.7 De gemeente wordt in de gelegenheid gesteld haar mening kenbaar te maken

De gemeenten kunnen in de gelegenheid gesteld worden om hun mening kenbaar te maken over de jaarrekening.

5.8 Overige bepalingen en overgangsbepalingen

Indien er veranderingen zouden optreden in de samenstelling van de PKN gemeenten in Epe die onderdeel zijn van deze plaatselijke regeling, wordt de samenstelling van het College van Diakenen opnieuw beoordeeld.

 

Artikel 6 Vaststelling en wijziging van de plaatselijke regeling

De volgende bepalingen uit de ordinanties zijn van toepassing:

• ordinantie 4-8 werkwijze, met name lid 4-8-5 en 4-8-9

6.1 Vaststelling plaatselijke regeling

De plaatselijke regeling wordt vastgesteld door de Algemene Kerkenraad. Voordat de vaststelling door de Algemene Kerkenraad plaatsvindt wordt de plaatselijke regeling goedgekeurd door de wijkkerkenraden.

6.2 Wijziging plaatselijke regeling

Wijziging van de plaatselijke regeling kan alleen plaatsvinden indien elk van de kerkenraden van de aangesloten (wijk)gemeenten bij meerderheidsbesluit hiermee instemt.

Ondertekening

Aldus te Epe vastgesteld in de vergadering van de Algemene Kerkenraad van [ Datum ].

__________________________________ Preses

__________________________________ Scriba